La estructura está en todas partes.

La estructura está a nuestro alrededor…

A nuestro alrededor hay reglas, estructuras, leyes y procesos que crean orden en los espacios públicos y económicos. Pero ¿qué ocurre cuando hay caos en nuestra cabeza?

El orden es una palabra amplia que tiene tantos significados que, en realidad, no existe una definición exacta. Hay algo que está claro: es individual. Lo que una persona considera caótico, otra lo percibe como bien estructurado. Esto también significa que cada individuo debe encontrar su propio sistema organizativo con el que trabajar.

El estrés surge, entre otras cosas, cuando nos encontramos en lugares que no se corresponden con nuestro propio sistema organizativo. Cuando no nos sentimos cómodos y no sabemos dónde encontrar algo. Este fenómeno se da en todas partes, ya sea en un hotel, en casa de un amigo o en la oficina. En cada lugar existen distintos sistemas de orden, adaptados a sus procesos.

Por eso, los empleados deben ser y mantenerse flexibles, ya que las cosas pueden cambiar constantemente. Pero eso no significa que no haya formas de que cada persona pueda afrontar las circunstancias.

…y, sin embargo, muchas personas lo echan de menos

Dentro del marco del orden establecido, puedes aplicar tus propios hábitos, a veces modificados, pero la mayoría de las veces es posible hacerlo sin grandes desvíos. Por ejemplo, diversos programas de correo electrónico permiten asignar categorías o etiquetas, ajustar el color de los correos y las carpetas, y establecer recordatorios. Puedes planificar tu día a día bloqueando tu propio calendario y compartirlo con otras personas si es necesario.

Como ocurre siempre en la vida, el tema del orden tiene que ver con los objetivos y su priorización.
¿Es un escritorio ordenado, una bandeja de entrada vacía o una estructura de carpetas tu objetivo final?

Probablemente dirás que tu proyecto finalizado es el objetivo y que todo lo demás es secundario.

Tengo que decepcionarte. Si no tienes un sistema organizativo, no podrás completar tu entrega a tiempo. Te distraes demasiado buscando información, con los correos entrantes y el correo acumulado en tu escritorio. Esto te genera estrés. La consecuencia es que tienes que poner orden.

Mayor productividad

¿Qué es lo más importante para ti ahora? El escritorio, la bandeja de entrada o la estructura de carpetas.

Supongo que la estructura de carpetas, para encontrar la información del proyecto de forma rápida y sencilla. ¿Cómo proceder? No es un armario del que puedas sacar todo y luego vaciarlo; la mayoría de las veces ya existe una estructura de carpetas que no funciona.

No podrás evitar revisar cada carpeta y eliminar rigurosamente lo que ya no necesites. Una vez que hayas revisado todo, debes agrupar en categorías la información restante que esté relacionada. Al final, comprueba los nombres de las carpetas para asegurarte de que tengan sentido para ti y de que también sepas más adelante qué significan.

Te llevará algo de tiempo, y te recomiendo organizarlo todo cuando haya menos actividad y no tengas que trabajar constantemente con las carpetas. Puede llevarte uno o dos días, pero después tendrás una visión general completa y podrás realizar tu trabajo de forma más productiva. Cuantos menos documentos tengas, más rápido trabajarás tú y también tu ordenador.

¿Habrías elegido la «Bandeja de entrada»? Entonces es similar a la estructura de carpetas. El primer paso es vaciarla. Existe la función «regla», que puede ahorrarte mucho trabajo a la hora de eliminar correos publicitarios.

En el mejor de los casos, solo conservarás los correos que necesitas. Piensa en carpetas útiles que se ajusten a la información recibida y clasifícalos. Algunas opciones para las carpetas principales son, por ejemplo, el año, el nombre del cliente o el nombre del proyecto. Pon nombres claros a las carpetas para que, incluso después de unas vacaciones, sigas sabiendo dónde está todo.

Lo mismo se aplica a ambos casos: si se añade un tema nuevo, también debe crearse una carpeta nueva. No esperes demasiado y trabaja directamente en una carpeta nueva para no desordenar la estructura existente.

Una regla básica es conservar únicamente lo que sea importante para ti. Puedes deshacerte de todo lo duplicado, dañado (por error al abrirlo) y desactualizado. Si no estás seguro, pide a un supervisor que lo confirme.

Orden en las presentaciones

Hoy en día ya no puedes evitar las presentaciones, tanto en la vida profesional como en la privada. Al principio podrías pensar que el orden no tiene nada que ver con ellas, pero puedo demostrarte lo contrario.

Incluso en una presentación profesional y significativa, «menos es más». Para transmitir mensajes claros y concisos, menos es más. Solo nos centramos en los mensajes, gráficos e información que son realmente relevantes.

Los temas similares se conectan y crean «categorías», es decir, capítulos. Con la ayuda de recursos gráficos y lingüísticos, dotas a la información de un marco y la diferencias de los demás temas.

Estas estrategias también se utilizan para crear orden físico y ayudarte a contrarrestar el caos.

A partir de estos ejemplos puedes ver que el orden está en todas partes y que, si le das una oportunidad, hace tu vida más fácil.

Jessica Hassenzahl es coach de organización en Bergstrasse, Alemania, y fundadora de orga:jessica. Además de impartir conferencias, su principal actividad se centra en el coaching de organización para particulares. Visita a sus clientes y les ayuda a implementar sistemas de organización personalizados in situ.

Jessica Hassenzahl

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