Presentaciones informativas – ¿Esto podría haber sido un correo electrónico?

En mi opinión, solo hay
2 razones para hacer una presentación: necesitas informar o convencer.

Recientemente participé en una mesa redonda de Clubhouse sobre presentaciones en línea. En esa ocasión, me di cuenta una vez más de cuánto ha cambiado desde 2020 todo el entorno laboral para muchas personas. Aunque al principio los cambios siempre resultan un poco extraños, algo parecido a lo que ocurre con los niños cuando les salen los dientes definitivos y estos sobresalen demasiado de sus pequeños rostros. El cambio hacia un entorno lo más libre de contacto posible también ha arrastrado nuestra antigua cultura de reuniones al nuevo contexto.

Oímos constantemente que la mayoría de las empresas se reúnen demasiado. Las empresas innovadoras hacen declaraciones de vez en cuando sobre cómo deberían reducirse las reuniones, cómo los espacios de oficina abiertos deberían facilitar una mejor colaboración y cómo PowerPoint es el mismísimo demonio. Ahora todo esto suena un poco diferente.

Por eso queríamos ofrecer consejos sobre presentaciones en línea en esta mesa redonda, y allí nos dimos cuenta de que el tema de las presentaciones tiene un significado diferente para cada participante y de que el enfoque de cada uno es completamente distinto.

Para los coaches, el foco está en conectar con los participantes, interactuar y apoyar a su interlocutor virtual ante sus dudas y preguntas.

Para los ponentes, el foco está en transmitir su mensaje, de modo que puedan seguir creando ese aura carismática y conservar el impacto motivador que tienen sobre el escenario.

En mi caso, el foco está en la parte visual de una presentación. Explicar las cosas de forma pragmática y vívida, para que las cifras y sus motivos se transmitan con claridad y se entiendan directamente. Mi foco es la transmisión visual de información. Cuando hablamos de presentaciones, en realidad tenemos que diferenciarlas claramente. No todas las presentaciones son iguales y no todos los PowerPoint son iguales. En nuestra agencia, por ejemplo, el 70 % del negocio gira en torno a las presentaciones informativas y solo el 30 % a las presentaciones persuasivas y motivacionales.

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Así que cuando hablas en grupo y todos tienen un punto de vista diferente, luego, al reflexionar, te preguntas hasta qué punto tu propio enfoque contribuye realmente al tema general.

El tema parece una conversación sobre vehículos: «¡Den algunos buenos consejos para comprar un vehículo!» ¿Acaso no tenemos que averiguar primero de qué vehículo se trata? ¿Y cuál es el enfoque? ¿Debería ser usado o nuevo? ¿Debería ser económico o lujoso? ¿Se trata de la apariencia, la imagen o la practicidad? ¿Estamos hablando siquiera de un coche o hablamos de una motocicleta o un camión?

Presentaciones informativas…

deberían
aportar rápidamente claridad sobre la situación actual, las fuentes de error, los objetivos o las renovaciones en las reuniones. Se presentan evaluaciones y se explican los resultados. Este tipo de presentaciones está repleto de información, diagramas y gráficos. Normalmente, se crean en diapositivas de PowerPoint. ¿Por qué? Porque ahorra tiempo. Porque es práctico. Porque puedes actualizar las cifras dos minutos antes de la reunión, y así sucesivamente.

Solo los resultados y las previsiones cuentan como base para las decisiones y los siguientes pasos de una empresa. No es el lugar para presentaciones carismáticas. No es el lugar para discursos emotivos. No es el lugar para abrir una presentación con una cita o una anécdota.

¿Tienes que amar lo que haces?

Estamos hablando de personas que no presentan voluntariamente. Tienen que hacerlo porque forma parte de su trabajo entregar estos informes en forma de presentación. Si analizamos más detenidamente este marco corporativo, confirma mis dos categorías, «Informar» y «Convencer», y ambos tipos de presentación siguen en realidad una estructura sencilla:

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Si algún pobre desgraciado de la empresa, es decir, por motivos profesionales, está obligado a presentar, ¿no deberíamos ser justos y dejar que termine con ello, proporcionarle las mejores herramientas y visualizaciones y no cargarlo con la responsabilidad de ser interactivo, carismático y conectar con su audiencia?

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Nuestro servicio es utilizado principalmente por personas que quieren presentar las cosas de forma clara y visualmente atractiva, al menos hasta cierto punto. Aunque tanta gente critique PowerPoint y se enfade con las presentaciones de diapositivas y prefiera garabatear frenéticamente en un rotafolio, un PowerPoint bien estructurado es una herramienta práctica, valiosa y actual.

Las visualizaciones suelen percibirse como intimidantes. Gráficos llenos de información, números y adornos superfluos. ¿Podríamos hacer al menos algo con la enorme cantidad de contenido de estas diapositivas? A veces, sí, pero a menudo son simplemente las especificaciones que deben cumplirse. Por ejemplo, con el plazo establecido, que normalmente es poco realista, puede ocurrir que un empleado tenga 10 minutos para hablar y se le exija un «máximo de 2 diapositivas de PowerPoint». No hace falta discutir el hecho de que estos requisitos son ridículos. Pero a veces se nos ataca, como proveedores de servicios, por producir este tipo de diapositivas de contenido; pero, sinceramente, podemos recomendar todo lo que queramos, pero si el presentador está sujeto a esas especificaciones, nosotros también. Nos esforzamos por presentar toda esta información de una forma compatible con el funcionamiento del cerebro, para que al menos podamos hacer más llevadero el sufrimiento visual de nuestro cliente. Y, por cierto, también el de su «audiencia».

¿Se puede llamar presentación a este tipo de reuniones o podría haber sido un correo electrónico?

¿Te gustaría recibir ayuda para crear diapositivas o asesoramiento sobre el formato adecuado para tu próxima presentación? Entonces, ponte en contacto con nosotros; estamos siempre a tu disposición y estaremos encantados de recibir noticias tuyas.