Ordnung ist überall…
Um uns herum sind Regeln, Strukturen, Gesetzte und Prozesse, die Ordnung in öffentlichen und wirtschaftlichen Räumen schaffen. Doch was ist, wenn in unserem Kopf Chaos herrscht?
Ordnung ist ein großes Wort, das so viele Bedeutungen hat, dass es eigentlich keine treffende Definition davon gibt. Eins ist klar, Ordnung ist individuell. Was der Eine als chaotisch bezeichnet, findet ein anderer gut strukturiert. Das heißt auch, dass jeder einzelne sein eigenes Ordnungssystem finden muss, mit dem gearbeitet werden kann.
Stress entsteht unter anderem dann, wenn wir uns an Orten befinden, die nicht unserer eigenen Ordnung entsprechen. Wenn wir uns nicht wohl fühlen und nicht wissen, wo wir etwas finden. Dieses Phänomen gibt es überall, ob im Hotel, bei Bekannten zu Hause, oder im Büro. Es herrschen an jedem Ort unterschiedliche Ordnungssysteme, die dessen Prozessen angepasst ist.
Arbeitnehmer müssen daher flexible sein und bleiben, da sich ständig etwas verändern kann. Doch das heißt nicht, dass es nicht für Jeden Wege gibt, mit den Gegebenheiten
…und doch fehlt sie vielen
Im Rahmen der vorgegebenen Ordnung kann man seine eigenen Gewohnheiten anwenden, manchmal abgewandelt, doch meistens ist es ohne große Umwege möglich. Beispielsweise haben verschiedene E-Mail-Programme die Möglichkeit Kategorien oder Labels zu vergeben, E-Mails und Ordner farblich anzupassen und Erinnerungen einzustellen. Den Alltag kann man sich mit dem Blockieren vom eigenen Kalender planen und bei Bedarf mit anderen teilen.
Wie immer im Leben geht es auch bei dem Thema Ordnung, um Ziele und deren Priorisierung. Ist ein aufgeräumter Schreibtisch, ein leerer Posteingang, oder eine Ordnerstruktur dein oberstes Ziel?
Du sagst wahrscheinlich, dass deine Abgaben das Ziel sind, alles andere wäre nebensächlich.
Hier muss ich dich enttäuschen. Ganz ohne Ordnung wirst du deine Abgabe nicht fristgerecht schaffen. Dafür bist du zu unkonzentriert durch das Suchen, der Informationen, abgelenkt von hereinkommenden E-Mails und den Post-ist auf deinem Schreibtisch. Das löst Stress in dir aus. Die Konsequenz ist: Ordnung schaffen.
Erhöhte Produktivität
Was ist dir jetzt am wichtigsten? Schreibtisch, Posteingang oder Ordnerstruktur.
Ich schätze letzteres, um die Projekt-Informationen schnell und einfach zu finden. Wie gehst du vor? Es ist schließlich kein Schrank, aus dem du alles herausholen kannst und dann ausmistest, meistens besteht schon eine, nicht funktionierende, Ordnerstruktur.
Du wirst nicht herumkommen in jeden Ordner zu schauen und rigoros zu löschen, was nicht mehr gebraucht wird. Wenn du alles gesichtet hast, musst du die übrigen Informationen, die zusammengehören, in Kategorien zusammenfassen. Denke am Schluss unbedingt daran die Ordnernamen zu prüfen, dass sie für dich sinnvoll sind und du auch später noch weißt, was damit gemeint ist.
Es wird einige Zeit in Anspruch nehmen, und ich gebe dir den Tipp Ordnung zu schaffen, wenn es ruhiger ist und du nicht ständig in den Ordnern arbeiten musst. Ein bis zwei Tage können beansprucht werden, doch dann hast du einen vollständigen Überblick und kannst deine Arbeit produktiver ausführen. Umso weniger Dokumente du hast, desto schneller arbeitest nicht nur du, sondern auch dein Rechner.
Du hättest dich für „Posteingang“ entschieden? Dann ist es ähnlich wie bei der Ordnerstruktur. Dann ist auch hier der nächste Schritt das Ausmisten. Hier gibt es die „Regel“-Funktion, die dir bei Werbemails einiges an Arbeit abnehmen kann.
Im besten Fall hast du anschließend nur noch E-Mails, die du brauchst. Überlege dir sinnvolle Ordner, passend zu den eingehenden Informationen und sortiere sie ein. Möglichkeiten für übergeordnete Ordner sind zum Beispiel Jahr, Kundenname, Projektname. Beschrifte die Ordner sinnvoll, um auch nach einem Urlaub noch zu wissen, wo was ist.
Für beides gilt, sofern ein neues Thema hinzukommt, sollte auch ein neuer Ordner entstehen. Warte hier nicht zu lange und arbeite direkt in einem neuen Ordner, um keine Unordnung in die bestehende Struktur zu bringen.
Eine Grundregel ist, nur das zu behalten, was für dich wichtig ist. Doppeltes, Kaputtes (Fehler beim Öffnen) und Veraltetes kannst du entsorgen. Wenn du dir nicht sicher sein solltest, lass es dir von einem Vorgesetzten bestätigen.
Ordnung in Präsentationen
Heutzutage kommt man nicht mehr um Präsentationen, ob im beruflichen oder privaten Umfeld. Du glaubst erstmal, dass Ordnung nichts damit zu tun hat, doch ich kann dir das Gegenteil beweisen.
Auch bei einer professionellen, aussagekräftigen Präsentation gilt „Umso weniger, desto besser.“ Um klare, prägnante Aussagen zu treffen ist weniger mehr und man konzentriert sich nur auf die Aussagen, Grafiken und Informationen, die wirklich relevant sind.
Gleiches wird mit Gleichem verbunden und schafft „Kategorien“, die Kapitel. Mit Hilfe von grafischen und sprachlichen Mitteln gibst den Informationen einen Rahmen und grenzt sie zu den anderen Themen ab.
Die Taktiken sind ebenso beim physischen Ordnung Schaffen und helfen dir dem Chaos entgegen zu wirken.
Du siehst anhand dieser Beispiele, dass Ordnung überall ist und dir, sofern du ihr die Chance gibst, das Leben erleichtert.
Jessica Hassenzahl ist Ordnungscoach an der Bergstraße und Gründerin von orga:jessica. Neben Vorträgen liegt ihr Hauptaugenmerk auf dem privaten Ordnungscoaching. Dabei besucht sie Ihre Kunden und hilft vor Ort individuelle Ordnungssysteme zu implementieren.
Jessica Hassenzahl
HiLo_Agency
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