INFORMATIONSPRÄSENTATIONEN- This could have been an E-Mail?

Meiner Meinung nach gibt es nur 2 Gründe für eine Präsentation: Du musst informieren oder Du willst überzeugen.

Kürzlich habe ich an einer Clubhouse Gesprächsrunde über Onlinepräsentationen teilgenommen. Bei der Gelegenheit ist mir mal wieder klar geworden, wie sich für viele Menschen ihr gesamtes Arbeiten seit 2020 verändert hat. Veränderungen sehen aber am Anfang immer etwas komisch aus, bisschen wie bei heranwachsenden Kindern, wenn die zweiten Zähne aus den Mini Gesichtern viel zu groß hervorscheinen. Durch die Veränderung, so viele wie möglich kontaktlos zu machen, haben wir auch unsere alte Meeting Kultur mit in die neue Umgebung geschleppt.

Dass in den meisten Unternehmen chronisch übergemeetet wird, das hören wir immer wieder. Innovative Unternehmen bringen hier und da schon mal Statements darüber, dass Meetings reduziert sein sollten, offene Büroflächen für bessere Zusammenarbeit sorgen sollten und dass PowerPoint der Teufel persönlich ist. Das hört sich jetzt alles schon ein wenig anders an.

Wir wollten also in einer Talkrunde Tipps zu Onlinepräsentationen geben und schon merkt man, dass für jeden Teilnehmer das Thema Präsentation eine andere Bedeutung hat und der Schwerpunkt ganz woanders liegt.

Für Coaches liegt der Schwerpunkt in der Verbindung zu den Teilnehmern, der Interaktion, der Unterstützung ihres virtuellen Gegenübers bei Unsicherheiten und Fragen.

Für Redner liegt der Schwerpunkt im Transport ihrer Message, dass sie weiterhin die charismatische Ausstrahlung und motivierende Wirkung kreieren können, die sie auf der Bühne haben.

Für mich liegt der Schwerpunkt in der Visualisierung, dass Dinge pragmatisch, anschaulich erklärt werden, dass Zahlen und die Begründungen dafür eindeutig und direkt verständlich ankommen. Mein Fokus liegt also auf der visuellen Informationsübertragung. Wenn es um Präsentationen geht, müssen wir das eigentlich klar trennen. Präsentation ist nicht gleich Präsentation und PowerPoint ist nicht gleich PowerPoint. In unserer Agentur z.B. geht es im Geschäft zu 70% um Informationspräsentationen und nur 30% um Überzeugungs- und Motivationspräsentationen.

Wenn man also in einer Runde spricht und jeder hat einen anderen Blickwinkel, dann macht man sich in der Reflektion auch schon mal Gedanken, wie denn der eigene Schwerpunkt in dem übergreifenden Thema gewichtet sein sollte.

Die Thematik fühlt sich an wie ein Gespräch über Fahrzeuge: Gib mal gute Tipps zum Fahrzeugkauf!
Müssen wir da nicht erst mal abklopfen, welches Fahrzeug? Und wo denn der Fokus liegt. Soll es gebraucht oder neu sein? Soll es günstig oder luxuriös sein. Geht es um Aussehen, Image oder Praktikabilität oder reden wir am Ende gar nicht von einem Auto, sondern einem Motorrad oder einem Lastwagen?

Informationspräsentationen…

…sollen in Meetings schnell Klarheit über Ist-Zustände, Fehlerquellen, Ziele oder Erneuerungen bringen. Es werden Auswertungen präsentiert und Ergebnisse erklärt. Diese Präsentationen sind voller Informationen, Diagramme und Schaubilder. Hierzu werden meist PowerPoint-Folien verwendet. Warum? Weil das zeitsparend ist. Weil das praktisch ist. Weil man 2 Minuten vor dem Meeting noch die Zahlen aktualisieren kann usw.

Es zählen nur Ergebnisse und Prognosen als Basis für Entscheidungen und weitere Schritte eines Unternehmens. Es ist nicht der Ort, um charismatisch vorzutragen. Es ist nicht der Ort für emotionale Reden. Es ist nicht der Ort, um eine Präsentation mit einem Zitat oder einer Anekdote zu eröffnen.

Do you have to love what you do?

Wir sprechen hier über Menschen, die sowas von überhaupt keinen Bock darauf haben, zu präsentieren, aber sie müssen, denn es gehört dazu, dass sie diese Berichte in Präsentationsform abgeben. Wenn wir uns diesen Corporate Rahmen genauer anschauen, bestätigt es die beiden Kategorien „Informieren“ und „Überzeugen“ und beide Arten von Präsentationen folgen eigentlich einem simplen Aufbau:

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Wenn doch irgendein armer Tropf im Unternehmen, also berufsbedingt dazu verpflichtet ist, zu präsentieren, muss man da nicht so fair sein und diesen Präsentator wider Willen nicht einfach sein Ding durchziehen lassen, ihm die besten Tools und Visualisierungen an die Hand geben und ihn nicht damit zu belasten, jetzt interaktiv, charismatisch und mit seinem Publikum verbunden zu sein?

Just because you don’t like it, doesn’t mean, it has no function!

Unseren Service nutzen meist Menschen, die Dinge anschaulich und halbwegs ansehnlich darstellen wollen. Auch wenn so viele über PowerPoint herziehen und sich über Foliendarstellungen aufregen und lieber wie gestört auf ein Flipchart kritzeln, ist eine klar strukturierte PowerPoint ein praktisches, wertvolles und zeitgemäßes Hilfsmittel.

Die Visualisierungen werden häufig als abschreckend empfunden. Charts voller Informationen, Zahlen und Firlefanz. Kann man denn dann wenigstens was an der Menge der Inhalte auf den Folien tun? Gelegentlich – aber häufig sind es einfach die Vorgaben, die eingehalten werden müssen. So auch der vorgegebene Zeitrahmen, der meist unrealistisch ist. Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter 10 Minuten Redezeit hat und bekommt hierfür eine Auflage von „maximal 2 PowerPoint Folien“. Dass diese Vorgaben sinnfrei sind, darüber brauchen wir nicht zu diskutieren. Wir als Dienstleister werden manchmal dafür attackiert, dass wir solche Inhaltsfolien produzieren aber wir können empfehlen, wie wir wollen ABER wenn der Präsentator an solche Vorgaben gebunden ist, dann sind wir das auch. Wir bemühen uns, diese ganzen Informationen gehirngerecht darzustellen, damit wir unseren Kunden zumindest den optischen Aspekt seines Leidens erträglicher machen können. Und seinem „Publikum“ damit übrigens auch.

Dürften sich solche Meetings überhaupt Präsentation nennen oder sollte das nicht einfach nur eine E-Mail sein?

Wünschst Du dir Unterstützung bei der Folienerstellung oder eine Beratung für das richtige Format deiner nächsten Präsentation? Dann melde dich bei uns, wir stehen dir jederzeit gerne zur Verfügung und freuen uns, von dir zu hören.

Daniela Lopez

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